FAQ Apostille

¿Qué es un Apostille y cuándo la necesito?

Un Apostille es un certificado que autentica el  origen de un documento público (e.g. un certificado de nacimiento, matrimonio o defunción, una sentencia, una constancia de un registro o una certificación  notarial). Los Apostilles solo pueden ser expedidos para  documentos emitidos en un país parte del Convenio sobre Apostilla que vayan a ser utilizados en otro país parte del Convenio.

Usted necesitará una Apostilla si se cumplen todos los siguientes presupuestos:
• el país en el cual fue emitido el documento es parte del Convenio sobre Apostilla;
• el país en el cual el documento va a ser utilizado es parte del Convenio sobre Apostilla;
• es considerado como documento público de acuerdo al derecho del país en que el documento fue emitido; y
• el país en que el documento será utilizado requiere el Apostille para reconocerlo como un documento público extranjero.

Una Apostilla nunca puede ser utilizada para el  reconocimiento de un documento en el país en que  fue emitido – ¡las apostillas son exclusivamente para  aquellos documentos que deban ser utilizados en el  extranjero!
Un Apostille no puede ser requerida cuando las  leyes, reglamentos o usos vigentes en el país en que  el documento público debe ser utilizado rechacen  o simplifiquen el requerimiento de una Apostilla  o dispensen al documento de la exigencia de la legalización. Esta simplificación o dispensa puede  también resultar de un tratado u otro acuerdo vigente  entre el país en que el documento debe ser utilizado  y el país que lo emitió (e.g., algunos otros Convenios  de La Haya exceptúan a los documentos públicos de
legalización o de otras formalidades análogas, incluidas  las Apostillas).

Si tiene alguna duda, deberá preguntar al destinatario del documento si en su caso particular es necesaria el Apostille.

 

¿En qué países se aplica el Convenio sobre Apostilla?

autenticacionEl Convenio sobre Apostilla solo se aplica si, tanto el  país donde el documento público fue emitido como el  país en que debe utilizarse son partes del Convenio.  En la Sección Apostilla del sitio web de la Conferencia  de La Haya podrá encontrar una lista exhaustiva  y actualizada de los países en los que el Convenio es  aplicable, o lo será próximamente – véase el enlace  titulado Estado actual del Convenio sobre Apostilla.

El Estado actual del Convenio sobre Apostilla tiene dos  partes: la primera enumera los países que son parte del  Convenio sobre Apostilla y a la vez son Miembros de la  Conferencia de La Haya (la Organización que elaboró  el Convenio); la segunda parte enumera los países que se han incorporado al Convenio sobre Apostilla pero  que no son Miembros de la Conferencia de La Haya. En  otras palabras, un país no necesita ser Miembro de la  Conferencia de La Haya para ser parte del Convenio  sobre Apostilla.

Al consultar el Estado actual del Convenio sobre, Apostilla siempre tenga presente lo siguiente:

1   Verifique que el país de emisión del documento público y aquel en el cual será utilizado se encuentran ambos enumerados en alguna de las partes del Estado actual.

2   No importa que un país aparezca en la primera o en la segunda parte del Estado actual – el Convenio se aplica de la misma manera a los Miembros y no Miembros de la Organización.

3   Verifique la fecha de entrada en vigor del Convenio para ambos países. Localice la columna denominada ‘VIG’ – solo después de esa fecha el país de referencia podrá expedir y recibir Apostillas.

4   Los países pueden convertirse en parte del Convenio de diferentes modos (ratificación, adhesión, sucesión o continuación), pero estas diferencias no tienen impacto en el modo en que el Convenio se aplica en un país.

5   Si uno de los países se ha adherido al Convenio, controlar que el otro país no haya objetado esa adhesión; para ello, ver en la columna denominada ‘Tipo’ cerca  del nombre del país adherente y controlar si hay un enlace denominado ‘A**’ – en ese caso, hacer clic en él y controlar si el otro país se encuentra en la lista.

6   Controlar si el Convenio se aplica a todo el territorio de un país o solo a partes de él; para ello, ver si hay un enlace en las columnas denominadas ‘Ext’ y ‘Res/D/N’ – en ese caso, hacer clic en él y leer la información pertinente.

 

¿Qué hago si el país donde fue expedido el documento público o el país donde tengo que utilizarlo no son parte del Convenio sobre Apostilla?

 

NOTARY PUBLICSi su documento público fue emitido o será utilizado en un país en el cual no se aplica el Convenio sobre Apostilla, deberá contactar a la embajada o consulado del país en que desea utilizar el documento para averiguar qué opciones tiene. La Oficina Permanente (Secretaría) de la Conferencia de La Haya no brinda asistencia en estos casos.

 

¿A qué documentos se aplica el Convenio sobre Apostilla?

 

El Convenio sólo se aplica a los documentos públicos.  Será la ley del país donde el documento fue emitido  la que determine si un documento es público o no.

Los países aplican generalmente el Convenio a una  amplia variedad de documentos. La mayoría de las Apostillas son expedidas para documentos de naturaleza administrativa, como actas de nacimiento, matrimonio y defunción; documentos provenientes de una autoridad o un funcionario vinculado a una corte, tribunal o comisión; constancias de registros comerciales y otros registros; patentes; actas y certificaciones notariales de firmas; colegios, universidades y otros diplomas académicos expedidos por instituciones públicas.

 

¿Dónde obtengo una Apostilla?

Cada país parte del Convenio debe designar una o varias autoridades habilitadas para expedir Apostillas. Estas autoridades son llamadas Autoridades Competentes –
solo ellas están autorizadas a expedir Apostillas.

La lista de las Autoridades Competentes designadas por cada país parte del Convenio sobre Apostilla se encuentra disponible en la Sección Apostilla del sitio web de la Conferencia de La Haya.

Algunos países han designado solo una Autoridad  Competente. Otros países han designado varias, ya sea para asegurar que haya Autoridades Competentes en diferentes regiones del país o porque diferentes instituciones de gobierno son responsables de diferentes tipos de documentos públicos; en algunos sistemas federales, el gobierno nacional puede ser responsable de determinado tipo de documentos, mientras que cada estado o gobierno local pueden ser responsables de otros.

Si un país ha designado varias Autoridades  Competentes, asegúrese de identificar a la Autoridad  Competente correspondiente a su solicitud.

La mayoría de los Apostilles se expiden el mismo día que son requeridas.

La Sección Apostilla del sitio web de la Conferencia de La Haya brinda datos de contacto de la mayoría de las Autoridades Competentes, incluyendo enlaces a sus sitios web, en caso de estar disponibles.

 

 ¿Qué tengo que saber antes de solicitar una Apostilla?

Antes de acercarse a una Autoridad Competente para solicitar la expedición de una Apostilla deberá considerar las siguientes cuestiones:

  • ¿Se aplica el Convenio sobre Apostilla tanto en el país que emitió el documento público como en el país en el cual pretendo utilizarlo?
  • Si el país que emitió el documento público ha designado varias Autoridades Competentes, ¿cuál de ellas es la Autoridad Competente a la que le corresponde expedir el Apostille para mi documento público?
  • ¿Puedo obtener una Apostilla para mi documento público, e.g., es mi documento considerado un documento público en virtud del derecho del Estado donde fue emitido?
  • ¿Puedo solicitar una Apostilla por correo o debo presentarme en persona? Esto es particularmente importante si vive en un país diferente a aquel en el cual  se emitió el documento público.
  • Si tengo varios documentos, ¿necesito varias Apostillas?
  • ¿Hay otros documentos (además del documento público) o información adicional que necesite brindar para obtener una Apostilla (e.g., un documento de identidad o un sobre estampillado en el caso de las solicitudes por correo)?

 ¿Cuánto cuesta una Apostilla?

El Convenio sobre Apostilla no aborda la cuestión  del costo de los Apostilles. Como resultado de ello, la práctica entre las Autoridades Competentes varía en gran medida.

Numerosas Autoridades competentes cobran por  los Apostilles, en dichos casos, los precios varían  enormemente. Para mayor información acerca de los precios que cobra cada país, véase la información disponible en la Sección Apostilla del sitio web de la Conferencia de La Haya.

 

¿Deben tener todas los Apostilles la misma apariencia?

No. Un anexo del Convenio sobre Apostilla brinda un modelo de Apostilla (reproducido al comienzo de este folleto). Los Apostilles deben ajustarse lo más posible a este modelo.

Divorce

En particular, una Apostilla debe:

 

  • ser identificada como tal con el término en francés ‘Apostille’;
  • incluir la versión corta del título del Convenio en francés (Convention de La Haye du 5 octobre 1961); e
  • incluir un recuadro con los 10 términos estándar.

 

Una Apostilla además puede brindar información adicional. Por ejemplo, una Apostilla puede:

 

  • brindar mayor información acerca del documento público al cual se refiere;
  • recordar el efecto limitado de el Apostille (e.g., que solo certifica el origen del documento al cual se refiere);
  • proveer una dirección web (URL) de un registro donde puede ser verificado el origen de el Apostille; o
  • especificar que el Apostille no es para ser utilizada en el país que la emitió.

 

¿Cómo se fijan los Apostilles a los documentos públicos?

El Apostille debe ser puesta directamente sobre el  propio documento público o en una página por separado  (conocida como allonge) que se adhiere al documento  público. Los Apostilles pueden ser puestas en el  documento de varios modos, entre los que se incluyen  las estampillas, etiquetas adhesivas, sellos impresos, etc.

Si una Apostilla se coloca en un allonge, ésta puede  ser añadida al documento público por una variedad de  medios, incluido el pegamento, ojales, grapas, cintas,  lacre, etc. Si bien estos métodos son considerados  aceptables por el Convenio, se alienta a las Autoridades  Competentes a que usen métodos más seguros de  fijación, para garantizar la integridad de el Apostille.

 

¿Cuáles son los efectos de los Apostilles?

El Apostille solo certifica el origen del documento  público al cual se refiere: certifica la autenticidad de la firma o sello de la persona o autoridad que firmó o  selló el documento público y la capacidad que tenía para  hacerlo.

El Apostille no certifica el contenido del documento público al cual se refiere.

Los Apostilles no confieren autoridad ni le dan valor  adicional al contenido de los documentos subyacentes.

El Apostille nunca debe ser utilizada para el  reconocimiento de un documento en el país en el cual  fue emitido – los Apostilles son exclusivamente para la  utilización de documentos públicos en el extranjero.

 

Una vez que tengo el Apostille, ¿necesito hacer algo más para demostrar que la firma o sello de mi documento público son genuinos?

No. La Apostilla expedida por la Autoridad Competente  correspondiente es todo lo que se requiere para  establecer la autenticidad de la firma o el sello de un  documento y la capacidad de la persona que firmó o selló el documento público.

Si el destinatario de mi Apostilla desea verificarla, ¿qué debo sugerir?

Se solicita a cada Autoridad Competente que mantenga  un registro en el cual anote la fecha y número de cada

Apostille que expida, así como de la información relativa a la persona o autoridad que firmó o selló el documento público subyacente.

Los destinatarios pueden contactar a la Autoridad Competente identificada en la Apostilla y preguntar si la información contenida en ella corresponde con la información de sus registros.

A fin de verificar una Apostilla en particular, los  destinatarios pueden contactar a la Autoridad  Competente. La información de contacto de las

Autoridades Competentes, incluyendo sus números telefónicos y sitio web, así como la URL de los registros electrónicos (e-Registros) en su caso, se encuentra  disponible en la Sección Apostilla del sitio web de la Conferencia de La Haya.

Numerosas Autoridades Competentes han comenzado a  utilizar los registros electrónicos en línea (e-Registros).

Estos registros electrónicos permiten verificar el origen de una Apostilla mediante búsquedas sencillas en línea, sin que las Autoridades Competentes tengan que responder preguntas individualmente por teléfono, correo electrónico o de otra manera. Si una Autoridad Competente opera estos registros electrónicos, la dirección web del registro electrónico es mencionada en la Apostilla.

¿Pueden ser rechazadas los Apostilles en el país en el cual deben ser utilizadas?

 

Los Apostilles expedidas de conformidad con los requisitos del Convenio deben ser reconocidas en el país en el cual deben ser utilizadas.

 

Los Apostilles solo pueden ser rechazadas cuando:

  • su origen no pueda ser comprobado (es decir, cuando la información que figura en la Apostilla no corresponde a la que se encuentra en el registro mantenido por la Autoridad Competente que supuestamente expidió la Apostilla); o
  • sus elementos formales difieran radicalmente del modelo anexo al Convenio.

 

Si bien los Apostilles deberían ajustarse lo más  posible al modelo anexo al Convenio, en la práctica  los Apostilles expedidas por las distintas Autoridades  Competentes difieren en el diseño, tamaño y color,  así como en los elementos adicionales que pueden  ser incluidos en la Apostilla. Estas variaciones en la  apariencia no constituyen causales de rechazo de la  Apostilla.

El hecho de que una Apostilla no se haya adherido  de alguna manera en particular al documento, no  constituye un motivo para rechazar la Apostilla.

El simple hecho de que la Apostilla haya sido puesta  por un método diferente al utilizado por el país en el  cual el documento deba ser utilizado no constituye un
fundamento para el rechazo de la Apostilla.

 

El texto adicional fuera del recuadro que contiene los 10 términos estándar no es motivo para el rechazo de la Apostilla. Los ‘Certificados de Apostilla’ expedidos por países que no son parte del Convenio deben ser rechazados en todos los Estados, por ser contrarios al Convenio.

 

 ¿Y los Apostilles electrónicas y los registros electrónicos de Apostillas?

El Convenio permite que las Autoridades Competentes expidan Apostillas de forma electrónica (e-Apostillas) y que mantengan registros electrónicos de Apostillas (e-Registros).

Numerosas Autoridades Competentes están  desarrollando e implementando Apostillas electrónicas  (e-Apostillas) y registros electrónicos (e-Registros),  tal como ha sido sugerido por la Oficina Permanente  (Secretaría) de la Conferencia de La Haya en virtud del  Programa Piloto de Apostillas Electrónicas (e-APP). Para  mayor información acerca del e-APP en general, y acerca  de si una Autoridad Competente en particular expide  Apostillas electrónicas y/o posee un registro electrónico, véase el sitio web del e-APP en la dirección www.e-APP. info (en particular el ‘Status of the e-APP’) o el enlace ‘Tabla de puesta en práctica del e-APP’ disponible en la Sección Apostilla.